شارك
الرئيسية
إذا وجدت أن الأمر يستغرق وقتاً أطول بكثير لإكمال المشاريع أو الوفاء بالمواعيد النهائية في العمل، فأنت بحاجة إلى فحص كيف تقضي وقتك، والتفكير في أنه يمكنك أن تصبح أكثر كفاءةً. أنت تعيق نفسك إذا كنت لا تفكر في كيفية إدارة وقتك بشكل أفضل، وكيف يمكنك تحسين عادات إضاعة الوقت. إذا لم تكن متأكداً من أين وما هي مضيعات الوقت لديك، فإليك بعض الطرق الشائعة التي يمكن أن تضيع فيها وقتك، وما يجب أن تفعله حيالها.
أبرز مضيعات الوقت
عدم التنظيم
إذا كنت تقضي وقتاً في محاولة العثور على أوراق وأشخاص، ولا تعمل في مشاريع ذات أولوية أولاً، وتجد نفسك عموماً تحاول باستمرار مواكبة زملائك في العمل، فأنت غير منظم؛ وبالتالي تضيع الكثير من وقتك. اقض بعض الوقت في تنظيم مكتبك، وابدأ في تحديد أولويات مشاريعك بحيث تكون على نفس الصفحة مع زملائك. استثمر بعض الوقت الآن في التنظيم قبل أن تنهار من الضغط لاحقاً.
المماطلة
الوقت الضائع لأنك لا تريد أن تفعل شيئاً بينما كان من الممكن أن تكون قد أكملت مهمةً بالفعل في أثنائه هو وقتٌ لن يعود أبداً. التسويف شائع جداً؛ لكنه يضر بالتقدم والكفاءة؛ سواء كان ذلك بسبب أنك ببساطة لا تريد أن تفعل شيئاً ما أو لأنك خائف أو لا تدري من أين تبدأ، كن شخصاً سريعاً في مواجهة مخاوفه والتغلب عليها. كلما بدأت مبكراً، ستنتهي مبكراً، وستعتاد على إنجاز كل الأشياء بطريقة فعالة.
قراءة الأخبار بكثرة
من السهل جداً أن تنجرف في دائرة الأخبار على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ومع كل التحقيقات والخلافات فيها، تبدو الدورة وكأنها لا تنضب. تبدو الأخبار أشبه ببرنامج تلفزيوني واقعي هذه الأيام، ومن السهل عدم التوقف عن المشاهدة. لذا؛ قم بحدّ الوقت الذي تقضيه في قراءة الأخبار، وإذا كان لديك موعد نهائي قريب، فلا تجعل الفضيحة الأخيرة أو حدثاً على الجانب الآخر من الكوكب سبباً لتفويتك إياه، سيكون هناك دائماً أخبارٌ من هذه الشاكلة، لذا ركز على عملك.
التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي
يُعتبر الاستخدام المفرط لوسائل التواصل الاجتماعي من أبرز وأسهل مضيعات الوقت. إذا وجدت نفسك تنظر إلى هاتفك أو تتحقق من حساباتك عندما تمر بلحظةٍ صعبة أو ترغب في إيجاد طريقةٍ للتسويف؛ ضع هاتفك بعيداً بحيث لا يكون الوصول عليه أمراً روتينياً أثناء العمل أو الدراسة، وفكر في الحصول على برنامج يحظر مواقع التواصل الاجتماعي مثل «فريدوم» و «سيلف كونترول». وإذا كنت بحاجةٍ إلى أخذ قسط من الراحة، فابحث عن استراحة مثمرة تجدد نشاطك؛ مثل المشي لبعض الوقت في الهواء الطلق النقي بدلاً من النظر إلى وسائل التواصل الاجتماعي.
القلق الدائم
القلق هو إهدار للطاقة الجيدة. إذا كنت قلقاً بشأن شيء ما، فاتخذ إجراءً تجاهه؛ سواء كان بالمضي قدماً أو التخلي. أما إذا كان الأمر بعيداً عن يديك، فليكن، لن يغير قلقلك شيء، وركز على أشياء أخرى. ببساطة؛ ليس من المثمر مجرد الجلوس والقلق بشأن الأشياء، سخّر تلك الطاقة في مكانٍ آخر.
التحقق من البريد الإلكتروني
يمكنك قضاء معظم يومك في الرد على رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها والتحقق منها. حدد أوقاتاً معينة من يومك لقراءة رسائل البريد الإلكتروني وكتابتها، واترك بريدك الإلكتروني بمفرده خارج تلك الأوقات ما لم يكن ذلك عاجلاً.
اقرأ أيضاً: لزيادة إنتاجيتك: 6 طرق لتنظيم بريدك جوجل بطريقة أكثر احترافية
نصائح للتعامل مع مضيعات الوقت
قد تعتقد أن زيادة التكنولوجيا سمحت لنا بمعالجة المعلومات بشكلٍ أسرع وإنجاز المزيد؛ ولكن منذ فجر الإنترنت، ارتفعت معدلات التسويف المزمن. وفقاً لدراسة أجريت في جامعة كالجاري الكندية؛ زادت نسبة المماطلين بشكلٍ مزمن من 5% في عام 1978 إلى 26% في عام 2007، وهذا نمو هائل! لكن ليس عليك أن تكون ضحية مضيعات الوقت؛ إذ نضع بين يديك خمس حلول بسيطة يمكنك تطبيقها لوقف إضاعة الوقت، وقد أثبت البحث العلمي أن جميعها تعمل.
امنح نفسك بعض الدافع باستخدام «قاعدة الدقيقتين»
قد يأتي التسويف من الخوف؛ الخوف من اتخاذ تلك الخطوة الأولى، الخوف من التحديات المجهولة، حتى الخوف من النجاح يمكن أن يعيقك. يساعد الخوف رغبة الإرضاء الفوري لديك على تحويل الانتباه بعيداً عن أهدافك؛ مما يؤخر قدرتك على بدء المهمة؛ ولكن ماذا لو كان بإمكانك البدء دون تردد؟
تعتمد قاعدة الدقيقتين على «قانون الإنتاجية الأول لنيوتن»؛ والذي ينص على أن الأشياء في حالة السكون تميل إلى البقاء في حالة سكون حتى يتم التصرف وفقاً لها، فعندما تأتي إلى مشروع أو مهمة أو عادةً ترغب في إنجازها، إذا كان الأمر سيستغرق دقيقتين أو أقل لإكمالها، فقم بذلك على الفور. بعد كل شيء، دقيقتان ليست شيئاً، وستنتهي قبل أن تعرف ذلك.
ماذا لو كانت مهمة من المحتمل أن تستغرق أكثر من دقيقتين لإكمالها؟ اقضِ دقيقتين لتبدأ بها. هل ستنتهي في غضون دقيقتين؟ بالطبع لا. ولكن نظراً لأن الخوف من البدء هو الذي يتسبب في ظهور التسويف في المقام الأول، فإن خلق هذه الدفعة إلى الأمام، حتى بدقيقتين فقط، يجعل الأمور أسهل بكثيرٍ للاستمرار.
يقترح باحثون في جامعة فليندرز في أديلايد بأستراليا أن اتخاذ إجراءاتٍ صغيرة يؤدي إلى زيادة الحافز؛ مما يؤدي بدوره إلى مزيد من الإجراءات. كما يؤدي تقسيم المهام إلى خطوات إلى إحضار الدافع لديك، ويوفر النفوذ العاطفي الذي تحتاجه للاستمرار.
إبعاد مشتتات الانتباه والانقطاعات
وجدت دراسة استقصائية أُجريت على 2500 شخص في المملكة المتحدة بواسطة موقع المساعدة التحفيزية «Webtrate» أن أكثر من 60% من الأشخاص الذين يعملون في تقرير أو مهمة كتابة طويلة اعترفوا بأنهم مشتتون أو يفقدون سلسلة أفكارهم بسبب البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي.
كما وجدت الأبحاث التي أجرتها جلوريا مارك؛ وهي رائدة في مجال «علم الانقطاع» الجديد، أن معظم «العاملين في مجال المعرفة»؛ أي الأشخاص الذين يتعاملون مع المعلومات أثناء أداء مهامهم، يبدلون المهام بمعدل مرةً واحدةً كل 3 دقائق.
الآن إذا جمعت كل ذلك مع النتائج الإضافية التي توصلت إليها مارك؛ والتي تفيد بأن مقاطعة واحدة يمكن أن تؤخر قدرتك على معاودة العمل على مهمة بمدةٍ تصل إلى 30 دقيقة، فأمامك الكثير من الوقت الضائع.
إذا كنت ستجلس لإنجاز مهمةٍ ما في عملك أو لدراسة فصلٍ جديد؛ قم إيقاف كل الأشياء الإلكترونية التي تستحوذ على الانتباه والتي تحيط بك ما لم تحتاجها. ابتعد عن التلفزيون، وأوقف تشغيل «Wi-Fi» على أجهزتك، وأغلق التطبيقات أو النوافذ غير الضرورية، كما بإمكانك استخدام برامج حجب مواقع التواصل الاجتماعي التي ذكرناها أعلاه.
يمكن أن يؤدي وضع هذه الإجراءات البسيطة في مكانها قبل الدراسة أو العمل إلى توفير ساعات من الإلهاء والأنشطة غير المنتجة.
كرر هذا الشعار: «تعدد المهام يجعلني أغبى»
على عكس ما قد يعتقده البعض؛ لم يتم إعداد البشر في الواقع لتعدد المهام. وفي الواقع؛ نحن لا نجيد ذلك البتة. ليس هذا فحسب؛ بل يجعلنا أغبى. أظهرت دراسة أجراها معهد الطب النفسي بجامعة لندن أن تعدد المهام يقلل في الواقع معدل الذكاء لديك أكثر من الحرمان من النوم ليلاً أو تدخين القنّب.
وقد أظهر بحث من جامعة ستانفورد الأميركية أن متعددي المهام يُظهرون سوءاً في الإجراءات العقلية الأساسية؛ مثل تجاهل المعلومات غير ذات الصلة أو الاحتفاظ بالمعلومات في رؤوسهم؛ بل إنه يقلل من المهام العقلية عالية المستوى؛ مثل التفكير التحليلي.
لذا؛ إذا كان تعدد المهام يجعلنا أغبى، فما الحل؟ التركيز، وفعل شيئاً واحدا في وقتٍ واحد. تحديد الأولويات، واتخاذ القرار مع الالتزام به؛ مهمة واحدة تلو الأخرى.
كلما زدنا من تعدد المهام، زادت رغبتنا في الخيارات، وقلت قدرتنا على الاختيار بينها. تتدهور قدرتنا على أن نكون فعالين في الحياة عندما نقوم بمهامٍ متعددة، لذا ركز على شيء واحد في كل مرة، وستنجز المزيد من كل شيء.
حدد موعداً نهائياً لا يقبل وجود أعذار
إذا كنت تعمل بدون نظام للمساءلة، فقد يكون من المغري ترك الأمور أو تشتت انتباهك. بعد كل شيء، من سيعرف؟ لكن إنشاء هذه الأنظمة يمكن أن يساعد في بناء النفوذ العاطفي الذي تحتاجه لدفع المقاومة والبدء في اتخاذ الإجراءات.
وفقاً لدراسة من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا؛ تساعد المواعيد النهائية في التحكم في إضاعة الوقت؛ ولكن بالإضافة إلى تحديد الموعد النهائي، فيجب أن تتأكد من إعلانه لشخص سيبقيك تحت المسائلة؛ مثل رئيسك في العمل أو عميلك أو معلمك، وما إلى ذلك.
جرب تقنية «بومودورو» واجعل المهام تتدفق
كما قلنا أعلاه؛ يمكن أن يساعدك تقسيم عملك إلى أجزاء أصغر في التغلب على التردد في بدء مشاريعك وبناء حافزك؛ ولكن بمجرد أن تمضي قدماً، كيف تنظم وقتك؟ اتبع تقنية «بومودورو»؛ وهي تقسيم جلسات العمل إلى فترات زمنية مدتها 25 دقيقة، يفصل كل منها استراحة 5 دقائق. وفقاً لإحدى الدراسات التي أجراها باحثون في جامعة نيويورك، فإن أخذ فترات الراحة هذه يحسن الذاكرة والتذكر.
ربما تكون قد واجهت إحساساً حيث بدأت في الانغماس في مهمةٍ تبدأ في الاستمتاع بها حتى تفقد مسار الوقت. هذه الحالة تسمى «التدفق»؛ وهي الهدف النهائي لزيادة الإنتاجية. التدفق ليس فقط شعوراً بالسعادة؛ ولكنه يحدث عادةً عندما تبذل قصارى جهدك. يمكنك التفكير في الأمر على أنه نسخة ذهنية من ذروة العدّاء.
أخيراً؛ كن لطيفاً مع نفسك
إذا سرت على طريق الخطوات السابقة؛ لكن سقطت من على العربة ووجدت نفسك تقع ضحية مضيعات الوقت مجدداً، فصدق أو لا تصدق؛ وجدت الأبحاث التي أجرتها جامعة كارلتون الكندية أن جَلد نفسك يجعل الأمر أسوأ، ولا يساعد في عودة الإنتاجية. أهم طريقة للتعامل مع النكسة هي الاعتراف بها، مسامحة النفس، والمضي قدماً.
اقرأ أيضاً: استثمار الوقت: عن كيفية التعامل مع أهم الأصول لديك