السطور البرمجية ووحدات الماكرو لتعزيز إنتاجيتك مع جوجل درايف

حقوق الصورة: جوان جامل/ أنسبلاش.

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

بالإضافة إلى التخزين السحابي، تمنحك خدمة جوجل درايف الوصول إلى مجموعة خدمات مكتبية تتضمن محرر النصوص «دوكس» ومحرر الجداول «شيتس». على الرغم من أن تطبيقات الويب هذه تؤكد على السرعة والبساطة، إلا أن بإمكانك توسيع نطاق وظائفها بنوعين من الأدوات؛ البرامج النصية ووحدات الماكرو.

تُعد البرامج النصية المكتوبة بلغة «جافا سكريبت»، إضافات بسيطة تسمح للتطبيق بالقيام بوظائف إضافية. على سبيل المثال، يمكن لنص برمجي في تطبيق «جداول بيانات جوجل» (Google Sheets) إصدار الفواتير تلقائياً، بينما قد يحول نص برمجي آخر في «مستندات جوجل» (Google Docs) ملفاتك بسرعة إلى ملفاتٍ بصيغة «بي دي إف» (PDF).

الماكرو هو نوعٌ خاص من البرامج النصية، بكلامٍ آخر، مجموعة من الإجراءات التي يمكنك تشغيلها دفعة واحدة بضغطة زر واحدة أو بنقرةٍ بالماوس. قد تتيح لك إحدى وحدات الماكرو تطبيق نفس التنسيق على جزء كبير من النص، بينما قد تسمح لك وحدة أخرى بتكرار عدة صفوف في جداول البيانات تلقائياً دون الحاجة إلى نسخها يدوياً واحداً تلو الآخر.

إليك كيفية عمل البرامج النصية ووحدات الماكرو، وكيف يمكنك تكييفها لتعزيز إنتاجيتك.

إضافة البرامج النصية

يمكنك كتابة البرامج النصية بنفسك إذا كنت على دراية بلغة جافا سكريبت. ما عليك سوى فتح مستند جوجل جديد أو جدول بيانات جديد ومن ثم الانتقال إلى قائمة «الأدوات» (Tools) واختيار «محرر النص البرمجي» (Script Editor). ستُفتح علامة تبويب جديدة بواجهة «محرر النص البرمجي». يمكنك من خلال هذه الواجهة إنشاء برامج نصية جديدة من خلال قائمة «ملف» (File) أو تشغيل البرامج الموجودة أصلاً باستخدام زرّ «تشغيل» (Run) الموجود في شريط الأدوات. لا مشكلة إذا لم تكن لديك خبرة في البرمجة، إذ يمكنك الاستفادة من النصوص البرمجية عن طريق استيراد النصوص التي أنشأها أشخاص آخرون.

لقد كتب المطورون مجموعة من الأدوات للعديد من تطبيقات جوجل، بما فيها بريد جوجل (جيميل). يمكنك العثور عليها على الإنترنت، بعضها يتضمن إرشادات حول كيفية تثبيتها وتشغيلها، بينما قد يتطلب منك بعضها الآخر نسخ بضعة أسطر من التعليمات البرمجية ولصقها في «محرر النص البرمجي». فيما يلي، قمنا بتجميع بعض الوظائف المفيدة أدناه:

إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائياً على بريد جوجل. ما عليك سوى إدخال قائمةٍ بعناوين البريد الإلكتروني ونصوص الرسائل في جداول بيانات جوجل، وسيقوم البرنامج النصي بالباقي. انسخ النص البرمجي المرتبط والصقه في مشروع جديد في «محرر البرنامج النصي»، ثم احفظ النتيجة بالنقر فوق أيقونة الحفظ في شريط القائمة.
تنشئ أداة «مراقبة وقت تشغيل موقع الويب» سجلاً لوقت عمل وتعطل عنوان «URL» محدد، ما يسمح لك بتتبع وقت تحميل موقع الويب الخاص بك ومعرفة ما إذا كان معطلاً على الفور. في هذه الحالة، يكون البرنامج النصي مضمناً بالفعل في جدول بيانات جوجل، لذلك عليك فقط ضبط المتغيرات (مثل عنوان URL الذي تريد مراقبته) وتركه يعمل.
تقوم أداة «مستند إلى ماركداون» (Docs to Markdown) بتحويل مستند جوجل إلى رموز التنسيق «Markdown» الشائعة، والتي تتطلبها العديد من أنظمة إدارة المحتوى. مرة أخرى، قدم المطور كل التعليمات البرمجية بحيث يمكنك ببساطة نسخها ولصقها في مشروع محرر برنامج نصي فارغ.
تقوم أداة «مولد الفواتير» (Invoice Generator) التي يقدمها موقع «شيت جو» المتخصص بتحويل الصفوف في جدول البيانات إلى فواتير. لن يكون عليك سوى ملء خلايا جدول البيانات ببيانات مثل اسم الشركة وعنوانها ومبلغ الدفع، ليقوم البرنامج النصي بوضع هذه البيانات في قالب ملف «بي دي إف» قياسي. لن يكون من الصعب عليك تحليل السطور البرمجية إذا تفحصتها، فهناك متغيرات سهلة الفهم مثل «اسم_العميل» (client_name)، وبالتالي يمكنك تعديل النص لبرمجي ليناسب قالب الفواتير الخاص بك بشكلٍ أفضل.

يمكنك بالطبع التعديل على النص البرمجي بعد استيراده إلى محرر النص البرمجي. انقر فوق أي نص برمجي لمعرفة عدد مرات استخدامه. إذا اضطُرت إلى تغييره، انقر على «فتح مشروع» (Open Project)، لكن قبل أن تبدأ بذلك، احرص على عمل نسخةٍ احتياطية منه من خلال الانتقال إلى «خيارات » (options)، وهي ثلاث نقاط بجوار اسم الملف، والنقر فوق «إنشاء نسخة» (Make a copy).

إذا كان عملك يتطلب تعديل السطور البرمجية غالباً، فقد تقرر تجربة إنشائها بنفسك من البداية. على الرغم من أنك ستتعلم بسهولة أساسيات النصوص البرمجية، لكن قد تستغرق بعض الوقت لكي تصل إلى مستوى يسمح لك بإنشاء نصوصٍ برمجية مفيدة. لذلك نوصي بالاطلاع على المنشور هنا على مدونة «Zapier»، والذي يقدم بعض المفاهيم ويوجه المبتدئين خلال عملية إنشاء برنامج نصي من البداية.

تسجيل وحدات الماكرو

يمكن اعتبار وحدات الماكرو امتداداً للنصوص البرمجية. عندما تسجل الإجراءات على جدول بيانات جوجل مثلاً لإنشاء الماكرو، فإن جدول البيانات يقوم بالفعل بإنشاء نص برمجي لأداء المهام التي تقوم بها، ويحول هذه السطور البرمجية الناتجة إلى تطبيق صغير يقوم بتكرار الإجراءات التي قمت بها مجدداً على مستنداتٍ أو أماكن أخرى لتوفر الوقت والجهد.

تم طرح وحدات الماكرو في جداول بيانات جوجل عام 2018، ولكن الميزة لم تصل بعد إلى مستندات جوجل أو العروض التقديمية. ومع ذلك، فإن وحدات الماكرو جزءٌ لا يتجزأ من مجموعة تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، بما في ذلك محرر النصوص «وورد» ومحرر جداول البيانات «إكسل»، حيث يمكن أن تساعدك وحدات الماكرو ضمن هذه التطبيقات في تغيير التنسيق وإدخال البيانات وتنفيذ أي سلسلة من الإجراءات تجد نفسك تكررها مراراً وتكراراً.

لبدء استخدام وحدات الماكرو في جدول بيانات جوجل، افتح جدول بيانات في متصفحك وانقر على «أدوات» (Tools) ثم «وحدات الماكرو» (Macros)، ثم انقر على «تسجيل ماكرو» (Record macro). ستظهر نافذة منبثقة جديدة للماكرو وتبدأ التسجيل على الفور. بعد ذلك، ابدأ بالقيام بالتعديلات على المستند كما تفعل عادةً. بعد الانتهاء، انقر على «حفظ» (Save) لتخزين الماكرو الجديد أو «إلغاء» لتجاهله.

أثناء تسجيل الماكرو، ستلاحظ خيارين على الشاشة: «استخدام المراجع المطلقة» (Use absolute references) واستخدام «المراجع النسبية» (Use relative references)، حيث يمكنك إظهارهما في حال لم ترهما بالضغط على السهم المتجه لأسفل بجوار يمين النافذة المنبثقة وإخفاءهما مجدداً بنفس الطريقة.

إذا اخترت الخيار الأول، فسيتم تشغيل الماكرو في نفس المكان في جدول البيانات دائماً، ولكن إذا اخترت الخيار الثاني، فسيتم تشغيل الماكرو من الخلية المميزة حالياً. على سبيل المثال، لنفترض أنك تريد أن يتحول الصف العلوي من جدول البيانات إلى اللون الوردي في كل مرة يتم فيها تشغيل الماكرو، في هذه الحالة، ستستخدم المراجع المطلقة لأنك تريد دائماً أن يكون الصف العلوي باللون الوردي. أما إذا كنت تريد تلوين الخلية الموجودة إلى يسار الخلية المحددة حالياً باللون الوردي مثلاً، فستحتاج إلى استخدام المراجع النسبية.

يتعين عليك تسمية الماكرو عند حفظه، وبوسعك تعيين اختصار له على لوحة المفاتيح عند ذلك. كما يمكنك تشغيل أي ماكرو محفوظ من القائمة الفرعية في قائمة «أدوات». من هناك، يمكنك أيضاً النقر على «إدارة وحدات الماكرو» (Manage macros) لتغيير اسم البرنامج النصي المحفوظ أو تعديل اختصار لوحة المفاتيح الخاص به. يمكنك أيضاً النقر فوق النقاط الثلاث الموجودة على يمين اسم وحدات الماكرو لعرضه في محرر النصوص البرمجية أو لحذفه. سيكون ذلك مفيداً إذا ما كنت تتعلم أساسيات النصوص البرمجية، حيث يمكنك معرفة السطور البرمجية التي تقوم بإجراءات معينة.

في المرة الأولى التي تحاول فيها تشغيل وحدة ماكرو في جداول البيانات، سيطلب منك جوجل تسجيل الدخول مرة أخرى ومنح الإذن للتطبيق نظراً لأن بعض النصوص البرمجية تحتوي على تعليماتٍ خبيثة، مثل حذف جدول البيانات بالكامل. لذلك تحقق جيداً من أن الماكرو الذي ستقوم بتشغيله سليم وقمت بإنشائه بنفسك.