شارك
الرئيسية
3 دقائق 
بات البريد الإلكتروني خدمة مهمة جداً لا يمكننا الاستغناء عنها في الوقت الحالي، إذ أصبح التعامل مع الآخرين وأعمالنا من خلال رسائل البريد الإلكتروني جزءاً لا يتجزأ من نظام الاتصالات في العصر الحديث، ولكن فوضى الكم الكبير من الرسائل وترتيبها وإعادة فرزها يستغرق وقتاً طويلاً يمكنك استغلاله في القيام بمهمةٍ أكثر انتاجية.
يستخدم الكثير منا خدمة بريد جوجل، ولحسن الحظ، فإنها تتميز بالعديد من الخصائص التي تسهّل علينا التعامل مع الرسائل في صندوق الوارد والكثير من الوظائف الإضافية المفيدة التي تساعد على تخفيض عدد الرسائل الواردة قدر الإمكان وإبراز الرسائل الأكثر أهمية بالنسبة لك.
الحل هو في ترك الفلاتر التلقائية والأدوات الأخرى المُضمنة في بريد جوجل تقوم بتنظيم أكبر عددٍ ممكن من رسائل البريد الوارد نيابةً عنك، بحيث تجد البريد المهم في البداية وتتعامل معه وتتخلّص من الرسائل غير المهمة والفوضى العارمة في بريدك. فيما يلي أربع حيلٍ تجعل مراجعة بريدك الإلكتروني أسهل وأكثر متعةً من ذي قبل.
1- دع "جيميل" يعلم ما هي رسائلك المهمة
إذا لم تضبط سابقاً إعدادات البريد الوارد، فقد حان الوقت للقيام بذلك. انقر على رمز الترس (في الأعلى على اليمين في واجهة الصفحة الرئيسية لبريد جوجل إذا كنت تستخدم متصفح سطح المكتب)، اختر "عرض جميع الإعدادات"، ثم انتقل إلى تبويب "البريد الوارد" لاختيار الفئات التي تظهر على الشاشة الرئيسية لصفحة البريد. سيحاول "جيميل" تخمين الرسائل المهمة، ولكن يمكنك مساعدته من خلال النقر على علامة الأهمية التي تشبه السهم على يسار أي بريد مهمٍ لك لاحقاً.
يمكنك أيضاً، في واجهة البريد الرئيسية، سحب وإفلات رسائل البريد الإلكتروني بين الفئات المختلفة لتعليم "جيميل" كيفية فرز رسائلك في المستقبل بناءً على النوع أو المرسل. سيكون ذلك مفيداً في تنظيم رسائلك وتخفيف الفوضى في بريدك، حيث يمكنك تجاهل الرسائل الأقل أهمية (مثل رسائل الوسائط الاجتماعية والتحديثات) حتى نهاية اليوم، ثم قضاء بضع دقائق في إدارتها ومعالجتها معاً.
2- تخصيص مرشحات الرسائل
تُعتبر الفلاتر إحدى الطرق الرئيسية التي يمكنك من خلالها تنظيم رسائلك الواردة تلقائياً. انقر فوق السهم المنسدل لأسفل في مربّع البحث أعلى الشاشة لإعداد بعض مصطلحات البحث، ثم انقر فوق "إنشاء فلتر" لإعداده. كما يمكنك أيضاً إنشاء عوامل تصفية مباشرةً من رسائل البريد الإلكتروني الفردية. حدد المربع الموجود على يمين رسالة بريد إلكتروني واحدة أو أكثر، ثم انقر فوق النقاط الرأسية الثلاث أعلى صندوق الوارد الخاص بك، واختر "تصفية الرسائل مثل هذه" لتظهر واجهة إعداد فلترٍ جديد.
بعد الضغط على "إنشاء فلتر"، ستظهر قائمةً بعوامل التصفية التي تريد تطبيقها على عناوين البريد الإلكتروني هذه، مثل إعادة إرسالها إلى عنوان بريدٍ آخر أو تمييزها بأنها "أقل أهمية". وهناك خيار "أرشفة الرسائل مباشرة" أو تمييزها بعلامة "مقروء"، حيث لن تظهر في بريدك الإلكتروني، ولكنها ستظل متاحةً عبر البحث إذا احتجت إليها.
اقرأ أيضاً: عمليات بحث في جيميل ستمكنك من إدارته باحترافية
3- استخدام التصنيفات الخاصة بـ "جيميل"
تجنّب "جيميل" العمل بنظام المجلدات في فرز الرسائل منذ البداية. بدلاً من ذلك، يتيح لك استخدام التصنيفات والنجوم لفرز رسائلك. على واجهة البريد الرئيسية على متصفح سطح المكتب، انقر فوق رمز الترس، اختر "عرض جميع الإعدادات". قم بالتمرير لأسفل في علامة التبويب عام حتى ترى خيار "النجوم". ستجد هناك 12 نجمة أو شكلاً بألوانٍ مختلفة يمكنك استخدامها لتمييز رسائلك، ولكن عليك إضافتها (من خلال السحب والإفلات) إلى قائمة "قيد الاستخدام" لتصبح متاحةً عند ضغط رمز النجمة الموجود أمام الرسائل في البريد الوارد.
وبذلك، ومن خلال تمييز الرسائل بنجمة ومن ثم أرشفتها، يمكنك التخلّص من الرسائل الواردة غير المهمة دون تفويت الرسائل المهمة لك. يمكنك دائماً إعادة إظهار الرسائل التي ميزتها بنجمةٍ ذات لونٍ معين بإجراء بحثٍ بسيط، مثل استخدام عبارة "has:yellow-star" لإظهار الرسائل المميزة بنجمةٍ صفراء، أو "has:green-star" لمشاهدة الرسائل المميزة بنجمةٍ خضراء. لمعرفة مصطلح البحث المرتبط بكل نجمة أو شكل، مرر الماوس فوق الرمز ذي الصلة في شاشة الإعدادات ليظهر اسمها.
اقرأ أيضاً: مزايا إضافية لم تكن تعرفها عن بريدك الإلكتروني “جيميل”
4- إلغاء الاشتراك بالخدمات التي لم تعد مهتماً بها
يحتوي بريد جوجل على ميزةٍ مضمنة لإلغاء الاشتراك بأي خدمات، مثل الأخبار أو المنتديات وغيرها من الخدمات التي اشتركت فيها في السابق ولم تعد مهتماً بها حالياً. ينبغي أن ترى رابط إلغاء الاشتراك في مقدمة أي رسالة من هذه الرسائل. يقوم بريد جوجل بتقديم هذه الميزة من خلال البحث تلقائياً عن روابط "إلغاء الاشتراك" ويوفر عليك مهمة البحث عنها ويعرضها في الجزء العلوي من الرسالة مباشرة، وهي خاصة بالرسائل التي لا يظهر فيها رابط إلغاء الاشتراك بشكلٍ عام.
في الواقع، ستدهش من كمّ الوقت الذي يمكنك توفيره بعد إلغاء الاشتراك في العديد من الخدمات التي لم تعد مهمة بالنسبة لك، فكلّ ثانيةٍ تضيعها في حذف هذه الرسائل، كما كنت تفعل عادةً، تمثّل فرقاً حقيقياً. يمكنك أيضاً الاستعانة بخياراتٍ أو خدمات أكثر شمولاً تساعدك على تسهيل مهمة إلغاء الاشتراك وتتوافق مع بريد جوجل. مثل الخدمة التي يقدمها موقع "Unroll.me"، والتي تعرض لك جميع الخدمات التي تشترك فيها ويسمح لك بإلغاء اشتراكك فيها كلها بضغطة زر واحدة أو حتى تجميعها في رسالةِ بريد إلكتروني واحدة.