شارك
الرئيسية
إذا كنت تمتلك جهاز كمبيوتر، فقد تعتقد أنك على دراية ببرنامج مايكروسوفت وورد ولست بحاجة إلى مزيدٍ من النصائح، فقد كُشفت جميع أسراره منذ إطلاقه قبل 40 عاماً. ولكن لدينا بعض النصائح المهمة.
سواء كنت تستخدم برنامج وورد (Word) باستمرار أو تفتحه فقط عندما تحتاج إلى تحديث سيرتك الذاتية، فستحتاج إلى التعمّق قليلاً في خياراته المتعددة لتحقيق أقصى استفادة منه. لحسن حظك، لقد بحثنا عن بعض الخيارات المفيدة واخترنا بعض النصائح القيّمة التي يمكن أن تساعدك.
1. إنشاء أجزاء من نص وهمي عشوائي باستخدام أداة لوريم إيبسوم (lorem ipsum)
قد لا يعرف مَن لا يتعاملون مع الكلمات أن هذه الأداة هي لغة وهمية بديلة عن اللغة الحقيقية تولّد نصاً وهمياً عشوائياً بدلاً من النص الفعلي لمساعدة المستخدم على تصور شكل النص النهائي على موقع ويب أو في مجلة أو كتاب أو مستند.
اقرأ أيضاً: تعرّف إلى طريقة استخدام ميزة النسخ الصوتي في برنامج مايكروسوفت وورد
إذا كنت تفضّل تصميم المستندات أكثر من كتابتها، أو ترغب في تنسيق الصفحة قبل إنجاز المشروعات، فيمكنك استخدام هذه الأداة في برنامج وورد. فقط اكتب = Lorem () في أي مكان من الصفحة، واضغط على زر (Enter)،
وسينشئ الأمر تلقائياً نصاً يتألف من 5 فقرات قصيرة. إذا لم يكن ذلك كافياً بالنسبة لك، يمكنك إخبار برنامج وورد بعدد الفقرات التي تريدها بإضافة رقم داخل الأقواس. إذا كنت تريد 12 فقرة، اكتب = Lorem (12).
2. أضف طابعاً زمنياً إلى عملك
إذا كان لديك قالب مستند يتعين عليك تحديثه باستمرار بالتاريخ الحالي، فإن برنامج وورد يحتوي على أداة تجعلك غير مضطر إلى إلقاء نظرة على زاوية شاشتك بشكلٍ متكرر لمعرفة التاريخ.
يمكنك إضافة الطابع الزمني إلى المستند بالانتقال إلى علامة التبويب إدراج (Insert) والنقر على أداة إدراج التاريخ والوقت (Insert date and time)، وهي أيقونة صغيرة تعرض تقويماً مع ساعة في الأعلى، إلى يسار زر المعادلة (Equation).
في النافذة المنبثقة، ستتمكن من الاختيار من قائمة طويلة من تنسيقات الوقت، مثل تنسيق الشهر/ اليوم/ السنة (month/day/year) التقليدي، أو التنسيق الذي يتضمن الساعة والدقيقة والثانية التي أدرجته فيها بالضبط في المستند. بشكلٍ تلقائي، سيكون هذا التنسيق ثابتاً ما لم تحدد المربع الموجود أسفل القائمة بجوار كلمة تحديث تلقائي (Update automatically). بمجرد الانتهاء، انقر على موافق (OK) وتابع عملك.
إذا كنت تعمل مع أشخاص في بلدان أخرى أو إذا كنت تعمل بلغة غير اللغة الافتراضية للجهاز، فستوفر نافذة إدراج التاريخ والوقت (Insert date and time) قائمة منسدلة، حيث ستتمكن من تغيير اللغة وخيارات تنسيق التاريخ معها. سيعرض لك نظام التشغيل مايكروسوفت على الفور اللغات التي أضفتها، لذلك إذا كنت ترغب باستخدام لغة غير مدرجة، ستضطر إلى إضافتها من خلال الإعدادات (Settings)، ثم الوقت واللغة (Time & language) في نظام التشغيل ويندوز، أو من خلال الذهاب إلى خيار إعدادات النظام (System Settings) ثم عام (General) ثم اللغة والمنطقة (Language & Region) في نظام التشغيل ماك أو إس (macOS).
اقرأ أيضاً: كيف تحتفظ بجهازك الآيفون مع التحول إلى تطبيقات جوجل أو مايكروسوفت
3. توقيع المستندات في برنامج مايكروسوفت وورد
في وقت سابق، عندما كان يُطلب منك التوقيع على مستند مرسل عبر البريد الإلكتروني، كنت تضطر إلى طباعته وتوقيعه ثم التقاط صورة له، أو حتى مسحه ضوئياً. لكن اليوم، يُتيح لك برنامج وورد (Word) تخطي هذه العملية باستخدام خيار الأشكال (Shapes).
انتقل إلى علامة التبويب إدراج (Insert)، وانقر على خيار الأشكال (Shapes)، واختر الشكل الحر (squiggle) ضمن خيار الخطوط (Lines). سيسمح لك ذلك باستخدام المؤشر كقلم لرسم توقيعك، وستتمكن بعد ذلك من نسخه أو قصه ولصقه في أي مكان في المستند. بالطبع، لا يعد رسم التوقيع بالماوس أمراً مريحاً، لكنه سيصبح أسهل مع قليل من الممارسة.
من ناحية أخرى، إذا كنت توقّع على مستند مهم ولا ترغب بأن يظهر التوقيع بشكلٍ سيئ، فهناك خيار آخر. إذا كنت مشتركاً في خدمات مايكروسوفت أوفيس 365 (Office 365) ولديك جهاز كمبيوتر شخصي، فيمكنك استخدام لوحة اللمس للتوقيع باستخدام ميزة الرسم (Draw).
انتقل إلى علامة التبويب رسم (Draw) وشغّل مفتاح التبديل الموجود في الأعلى؛ الرسم باستخدام لوحة اللمس (Draw with trackpad). سيعرض لك برنامج وورد مساحة مستطيلة على الشاشة، املأها من خلال الرسم على لوحة اللمس بإصبعك. لن تضطر إلى ضغط زر أو القيام بأي شيء آخر، فقط حرك إصبعك. استخدم إصبعين لنقل المنطقة إلى مكان آخر على الشاشة (وهذا مفيد إذا كنت بحاجة إلى تحديد مربع) واضغط على أي مفتاح عند الانتهاء. ستعمل هذه الخربشات بعد ذلك كعناصر يمكنك تغيير حجمها ونسخها أو قصها ولصقها داخل المستند.
4. قم بإيقاف عوامل التشتيت باستخدام وضع التركيز من مايكروسوفت
ثمة أمر واحد لا يستطيع برنامج وورد أو أي معالج نصوص آخر القيام به من أجلك؛ وهو كتابة ما تحتاج إلى كتابته. يمكن أن تستمدّ الإلهام والأفكار من أماكن أخرى، ولكن في النهاية يجب أن تكون كلماتك مميزة. قد يبدو الأمر بسيطاً، لكنه في الواقع ليس سهلاً،
لذلك يمكنك استخدام وضع التركيز من مايكروسوفت لتجنب عوامل التشتيت. ستعمل هذه الميزة على عرض المستند في وضع ملء الشاشة بخلفية سوداء، حتى لا يكون هناك أي شيء آخر تقوم به سوى الكتابة. حيث لن تعرض طريقة العرض الافتراضية هذه حتى شريط التنقل الرئيسي أو شريط الخيارات التي تستخدمها عادة. لكنها لا تزال موجودة، ما عليك سوى تحريك المؤشر إلى أعلى الشاشة وستنسدل الخيارات للأسفل، وسيكون كل شيء بلون واحد كي لا يتشتت انتباهك بالألوان الجميلة.
لتنشيط وضع التركيز، انتقل إلى عرض (View) واختر التركيز (Focus). وإذا أردت الخروج من الميزة، ما عليك سوى الضغط على مفتاح (Esc).
اقرأ أيضاً: استغل عطلتك في تنظيف سطح المكتب الفوضوي على حاسوبك
5. اسمح لبرنامج وورد بتقييم كتابتك من خلال نتائج قابلية القراءة
كما قلنا سابقاً، لا يمكن لبرنامج وورد الكتابة بدلاً منك، ولكن يمكن أن يكون محرراً مفيداً، إذ يمكنه تقييم كتابتك وإبلاغك عن المقاطع التي تحتاج إلى تعديل حتى يكون النص مناسباً للقارئ.
بعد كتابة مجموعة من الكلمات في الصفحة، انتقل إلى الأدوات (Tools) ثم التدقيق الإملائي والنحوي (Spelling and Grammar) وحدد المحرر (Editor). سيظهر شريط جانبي على يمين الشاشة يعرض لك النتيجة الإجمالية لكتابتك و3 خيارات يمكنك تحسينها: التدقيق الإملائي والقواعد النحوية والإيجاز، انقر على كل واحد من هذه الخيارات لرؤية اقتراحات برنامج وورد. ضع في اعتبارك أن هذا مجرد برنامج، لذا فمن المحتمل ألا تكون بعض توصياته منطقية بالنسبة لك ويمكنك تجاهلها.
وفي أسفل الشريط الجانبي، انقر على إحصائيات المستند (Document stats)، وبعد بضع ثوانٍ سترى نافذة تحتوي على تفاصيل حول المستند، مثل عدد الكلمات والجمل، ومعدل الأحرف في الكلمة.
لكن الخيار الأهم حقاً هو قابلية القراءة (Readability)؛ حيث سيعرض لك برنامج وورد تقييم النص وفق مؤشرَي مقياس فليش لسهولة القراءة (the Flesch Reading Ease) ومقياس فليش كينكيد للمستوى اللغوي (the Flesch-Kincaid Grade Level). يهدف هذان النظامان إلى تحديد درجة سهولة قراءة مستند ما، ومستواه اللغوي نسبةً للصف المدرسي الذي يفترض أن يكون الطالب فيه قادراً على فهم النص بالكامل بسهولة.
في اختبار سهولة القراءة، كلما ارتفع التقييم كان فهم النص سهلاً. بشكل عام، يجب أن يكون تقييم كل ما تكتبه بين 70 و80، ما يعني أن فهمه سهل جداً على الشخص البالغ العادي. وفي الوقت نفسه، يستخدم مؤشر فليش كينكيد مستويات الصفوف المدرسية في نظام التعليم الأميركي كمعايير أساسية، ويمكن أن يساعدك على قياس درجة ملاءمة النص للجمهور إذا كنت تتحدث في مؤتمر أكاديمي، على سبيل المثال، فسيكون التقييم المرتفع طبيعياً.
اقرأ أيضاً: إليك اختصارات سهلة في جيميل لرفع إنتاجيتك
عند إجراء اختبار لهذا المقال، أخبرني برنامج وورد أن درجة سهولة قراءته تبلغ 65، وهي ليست مثالية، ولكن لهذا السبب لا يزال لدينا محررون بشريون، (وقد تحسنت النتيجة بعد أن عمل المحرر البشري على النص).
6. حدد جملة كاملة بنقرة واحدة
عند الحديث عن تحرير النص في برنامج وورد، يعد تحديد النص أحد أفضل الطرق لنقل الجمل وحذف ما هو غير مناسب.
من المحتمل أنك تستخدم اختصارات مثل (Shift+ سهم) لتحديد النص حرفاً بحرف، و(Shift +Option+ سهم) في نظام التشغيل ماك أو (Shift +Control+ سهم) في نظام التشغيل ويندوز لتحديده كلمة بكلمة. كما يمكنك النقر 3 مرات على فقرة ما لتحديدها وحذفها. لكن برنامج وورد يقدّم خياراً آخر، وهو تحديد جملة كاملة بنقرة واحدة: انقر على الجملة مرة واحدة مع الضغط المستمر على مفتاح الأوامر (Command) في نظام التشغيل ماك أو من خلال الضغط على مفتاح التحكم (Control) في نظام التشغيل ويندوز.
7. التبديل بين مواضع التحرير
ثمة نصيحة مفيدة وهي استخدام اختصارات لوحة المفاتيح لإجراء عمليات التحرير. اضغط على مفتاحَي (Shift +F5) وسيعيدك البرنامج إلى آخر موضع قمت فيه بتحرير النص. وإذا نقرت مرة أخرى ستنتقل إلى ما قبل ذلك.
ضع في اعتبارك أنه إذا كان الكمبيوتر المحمول أو لوحة المفاتيح تستخدم صف المفاتيح (F) لوظائف أخرى (مثل كتم صوت الكمبيوتر أو ضبط سطوع الشاشة)، فقد تضطر إلى الضغط أيضاً على مفتاح الوظيفة (Function) أو (Fn) قبل هذا الاختصار. وهذا سيبلغ الكمبيوتر بأنك تستخدم مفتاح (F5) لهذه المهمة تحديداً وليس لضبط الإضاءة الخلفية للوحة المفاتيح على سبيل المثال.
وهذا مفيد إذا كنت تعمل على مراجعة مستند طويل، أو إذا كنت في المراحل الأخيرة من عملية التحرير، عندما تكون التغييرات في المستند نادرة ومتفرقة.
8. البحث عن الرموز غير المرئية واستبدالها
إذا واجهت صعوبة في التعامل مع مستند منسق بدرجة عالية أو إذا لم تتمكن من وضع مسافة تباعد بين الفقرات أوالكلمات على الرغم من الضغط على مفتاح الإدخال (Enter)، فقد يكون السبب في ذلك هو وجود رموز مخفية.
تحتوي معظم العناصر في المستند على رموز، حتى ضمن المسافة بين الفقرات. إذا كنت بحاجة إلى معرفة مكان هذه الرموز المخفية، فيمكنك أن تطلب من البرنامج إظهارها لك من خلال الضغط على مفتاحَي (Command +8) في نظام التشغيل ماك أو مفاتيح (Ctrl +Shift +8) في نظام التشغيل ويندوز، وستلاحظ مجموعة من الرموز الجديدة تظهر بلون مختلف. من الرموز الأكثر شيوعاً النقطة المعلقة بين الكلمات، والتي تعني وجود مسافة واحدة، وحرف (P) المعكوس الذي يعني وجود مسافة فصل فقرات واحدة.
ربما لن تستخدم هذا الاختصار مع المستندات البسيطة، ولكن إذا كنت تستخدم قالباً جاهزاً في برنامج وورد أو قمت بتحميله عبر الإنترنت، فقد يساعدك ذلك على فهم الخطأ إذا واجهتك أي مشكلة.
اقرأ أيضاً: 20 نصيحة لتحقيق أقصى استفادة من خدمة جوجل درايف
9. حماية المستندات بكلمة مرور
قد لا ترغب بأن يقرأ الآخرون ما تكتبه، وإذا كنت تريد منع التطفل على عملك، يمكنك حماية مستندات برنامج وورد بكلمة مرور.
اعتماداً على إصدار برنامج وورد، قد تجد هذا الخيار من خلال النقر على ملف (File)، ثم معلومات (Info)، ثم حماية المستند (Protect document). ستمنحك القائمة المنسدلة قائمة بالأشياء التي يمكنك القيام بها، مثل تقييد التحرير أو منح بعض الأشخاص فقط حق الوصول إلى الملف. ولكن إذا كنت تريد طريقة أكثر أماناً، فاختر التشفير باستخدام كلمة مرور (Encrypt with password) واتبع التعليمات.
في إصدار 2023 من برنامج وورد، ستجد خيار حماية المستند (Protect document) ضمن علامة التبويب مراجعة (Review). ستظهر لك النافذة المنبثقة عدداً من الخطوات التي يمكنك اتخاذها، بدءاً من تعيين كلمة مرور للوصول إلى المستند، وصولاً إلى طلب بيانات اعتماد لإجراءات محددة مثل عرض التعليقات أو التحرير أو تتبع التغييرات. أدخل كلمة المرور الخاصة بك (عليك تذكرها أو حفظها في مكان آمن) وانقر على موافق (OK) للإنهاء.
10. تنسيق العناصر ومحاذاتها على نحو مثالي
يمنحك برنامج وورد الكثير من الحرية عندما يتعلق الأمر بإدراج عناصر في المستند. إذ يمكنك تضمين الصور ومقاطع الفيديو والصور المتحركة (GIFs) والرسومات وتحريكها في أي مكان من المستند.
لكن هذه الحرية أحياناً تجعل من الصعب معرفة ما إذا كانت الرسوم البيانية التي تضيفها إلى تقريرك السنوي موجودة في المكان الصحيح. كما يمكن أن يؤدي إدراج صورة ما في المكان الخطأ إلى إفساد عمل ربما استمر لساعات طويلة.
اقرأ أيضاً: كيف تحافظ على حسابك في مايكروسوفت آمناً من الاختراق؟
للتأكد من أن كل شيء في المكان الصحيح، استخدم شبكة. ضمن علامة التبويب تخطيط (Layout)، انقر على محاذاة (Align)، ومن القائمة المنسدلة اختر عرض خطوط الشبكة (View gridlines). سيقوم هذا الخيار بإدراج شبكة في مساحة العمل على الصفحة، ويمكنك استخدامها كمرجع لمعرفة مكان وضع العناصر بالضبط أو التأكد من أنها جميعها بالحجم نفسه. في قائمة المحاذاة (Align)، يمكنك النقر على إعدادات الشبكة (Grid settings) لتخصيص خيارات مثل أماكن انطباق العناصر على الصفحة أو حجم الشبكة. عند الانتهاء، انقر على موافق (OK) لحفظ الإعدادات.