3 ميزات لمستندات جوجل ستُفاجأ بمدى حاجتك لها

قد يبدو معالج النصوص من جوجل أداةً بسيطة، ولكنه مليء بالميزات الفريدة التي ستجعل تجربة الكتابة أفضل وأكثر كفاءة. عادةً ما تصدر الشركة إعلانات عندما تكون هناك تحديثات كبيرة تلوح في الأفق، ولكن هناك بعض الوظائف الحالية التي يمكن أن يفوتها المستخدمون وقد يستفيدون منها كثيراً.

لحسن حظك، وجدنا بعضاً من هذه الميزات التي ربما فاتتك.

تتبع كل شيء باستخدام لوحة معلومات النشاط

في وسط مخطط فن الذي يقارن بين «تحليلات جوجل» (Google Analytics) وجوجل دوكس (Google Docs) توجد لوحة بيانات النشاط الخاصة بمحرر مستندات جوجل. يمكنك العثور على هذه الميزة في أسفل قائمة الأدوات تماماً، وبمجرد فتحها ستحصل على مجموعة من البيانات حول استخدام هذا المستند.

في الشريط الجانبي الأيمن للوحة التحكم، انقر على «المشاهدين» (Viewers) لمعرفة من يمكنه الوصول إلى الملف. إذا انتقلت إلى علامة التبويب «جميع المشاهدين» (All viewers)، فستتمكن من معرفة من فتح المستند ومتى، بترتيب زمني من أحدث زائر إلى الأقدم.

في علامة التبويب «اتجاه المشاهدين» (Viewer trend)، يمكنك معرفة عدد المرات التي تم فيها عرض المستند خلال فترة زمنية معينة. استخدم القائمة المنسدلة في الزاوية اليمنى العليا لتغيير العرض الافتراضي (14 يوماً) إلى طريقة عرض «كل الوقت» (all-time)، أو لقصر الإطار الزمني على الأيام السبعة الماضية. يمكنك أيضاً تحريك الخطوط الزرقاء المنقطة على الرسم البياني لإنشاء نطاق زمني مخصص. يعرض تبويب «اتجاه التعليق» (Comment trend) رسماً بيانياً مشابهاً، حيث يمثل التكرار اليومي للتعليقات والردود، وعدد التعليقات التي لم يتم حلها.

لاحظ أن كلا علامتي تبويب الاتجاهات تعرضان أرقاماً فقط، وليس أسماء، لذلك إذا كنت تفكر في استخدام هذه الميزة للإشارة إلى زملائك في العمل بشأن أمرٍ ما، فلن ينجح ذلك.

كيفية مقارنة المستندات في جوجل دوكس

تتمثل فائدة العمل على المستندات في السحابة في وجود ملف واحد فقط يمكن لجميع المستخدمين الوصول إليه، بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمونه.

ولكن لا يزال هناك أشخاص يصرون على استخدام الملفات المحفوظة محلياً، والتي ينتج عنها عدة إصداراتٍ مختلفة بعض الشيء لنفس الملف بأسماء مثل «Final_report_my_edits» أو «Final-report-FINAL». فإذا كنت المسؤول عن دمج هذه الملفات في النهاية، فستواجه صعوبة بالغة بلا شك.

لحسن الحظ، يحتوي محرر مستندات جوجل الآن على ميزة «مقارنة المستندات» (Compare documents)، والتي يمكنك العثور عليها ضمن قائمة الأدوات. تتيح لك هذه الوظيفة دمج ملفين معاً، وستقوم جوجل بتسليط الضوء على الاختلافات بين الاثنين.

لاستخدامها، افتح مستنداً في محرر مستندات جوجل- يمكن أن يكون ملف خاصاً بجوجل أو ملف وورد أو ملف بي دي إف محوّلاً. ثم انتقل إلى قائمة «الأدوات» (Tools)، اختر «مقارنة المستندات» (Compare documents)، واستخدم نافذة المستكشف المنبثقة لاستعراض الملفات على جوجل درايف والعثور على الملف الذي تريد مقارنته بالملف الأصلي. سيفتح محرر المستندات بعد ذلك مستنداً مدمجاً في علامة تبويب جديدة ويضع خطاً تحت التغييرات كما لو كانت اقتراحات مضافة.

إذا كنت بحاجة إلى دمج أكثر من ملفين، يمكنك القيام بذلك انطلاقاً من الملف الجديد والملف المدمج وتكرار العملية حتى تنتهي. إنها الأداة المثالية لمثل هذه المهمة الشاقة. على أية حال، حاول إقناع زملائك بالعمل على السحابة لتوفير الوقت وتجنب مثل هذه المهمات الشاقة.

استخدم (@) كأداة رئيسية لإنشاء الاختصارات

في الماضي، كانت كتابة @ في نص مستند جوجل تسمح لك فقط بذكر شخص ما وإرسال إشعار إليه. ويسمح لك ذلك بإخبار زميلك بفحص شيء معين، أو تعيين مهام لمجموعة من الأشخاص.

لا يزال بإمكانك فعل ذلك، لكن حرف @ أصبح أكثر فائدة، وبات بإمكانك استخدامه كنوع من الاختصار الرئيسي للعديد من الإجراءات الشائعة داخل مُحرر مستندات جوجل. بمجرد كتابتها، سترى قائمة منبثقة فيها قائمة من الاحتمالات التي تبدأ بالإشارة إلى الأسماء المعتادة. سيعرض لك النظام الأساسي اسمين يمكنك النقر عليهما وإدراجهما في النص الأساسي، ولكن يمكنك النقر فوق السهم بجوار الأشخاص لعرض 6 أسماء أخرى- عادةً الأشخاص الذين كنت على اتصال بهم مؤخراً.

تظهر في القائمة بعد ذلك خيارات أخرى مثل «ملاحظات الاجتماع» (Meeting notes). تُظهر هذه الوظيفة تكامل مُحرر مستندات جوجل مع تقويم جوجل وستسمح لك بالاختيار من قائمة الأحداث في تقويمك الشخصي. بمجرد إدراج حدث ما في المستند، ستتضمن كتلة المحتوى هذه روابط إلى الحدث الذي حددته، والتاريخ الموجود في الجدول الزمني الخاص بك، وأسماء جميع الحاضرين. أخيراً، سترى مساحة للملاحظات وعناصر العمل التي يمكنك ملؤها بما ناقشته في الاجتماع المختار.

يمكنك أيضاً إدخال اختصارات إلى المستندات الحديثة أو المهمة في جوجل درايف. على سبيل المثال، سيكون ذلك مفيداً إذا كنت ترسل تقريراً فيه روابط إلى ملفات أخرى.

إذا واصلت التمرير لأسفل القائمة المنبثقة عند كتابة @، ستجد المزيد من العناصر لتخصيص المستند الذي تعمل عليه، مثل الرابط الذي يتم تحديثه دائماً بتاريخ اليوم وأحداث التقويم والخطوط الأفقية ومربعات الاختيار والعناوين ذات الأحجام المختلفة والرسومات والجداول وغير ذلك.

هذه القائمة مفيدة بشكل خاص إذا كنت تفضل المستندات ذات التصميم المعقد وتستخدم الإجراءات التي لا يوجد لها اختصار على لوحة المفاتيح (مثل إضافة الصور). كما أنها مفيدة إذا لم تكن من محبي استخدام اختصارات لوحة المفاتيح.

الآن وبعد أن عرفت كم هي مفيدة هذه الأدوات في محرر مستندات جوجل، اعتد على التحقق من القوائم الرئيسية على شريط التنقل. انتبه على العناصر التي يوجد أمامها تنويه «جديد» (New) باللون الأزرق، إذ أنها الطريقة التي تستخدمها جوجل للإشارة إلى الأدوات الجديدة، ومن يدري، ربما ستغير الأداة التالية التي تعثر عليها طريقة عملك على المنصة إلى الأبد.