إليك 6 نصائح لإعداد مكتبك المنزلي وتحقيق إنتاجية عالية

أصبح الاتجاه نحو العمل المرن من المنزل أكثر طلباً وملاءمة من أي وقت مضى؛ فبدلاً من الوجود باستمرار في المكتب بساعات عمل صارمة، يختار المزيد من أصحاب العمل نماذج عمل مرنة يمكن من خلالها تعديل مكان العمل وساعات العمل بشكلٍ فردي.

يقوم الموظفون اليوم بإعداد مكاتبهم في المنزل وتصميمها بطريقة تدعم هذا الأسلوب الجديد من العمل، للتأكد من أن مكان العمل بين أربعة جدران يمنح حرية أكثر مما هو الحال في العمل اليومي العادي في المكتب. فإن كنت تفكر بالطريقة التي تعد فيها مكتبك المنزلي مع ضمان الإنتاجية العالية، فإليك بعض النصائح التي قد تكون مساعدة لك.

1. اختر مكان العمل الصحيح

البداية دائماً مع الموقع، إذ عليك أن تختار مكان مكتبك المنزلي بحيث يحقق عدة شروط، ومنها:

غرفة قابلة للإغلاق وبعيدة عن مصادر التشتت والإزعاج: إذ يُتيح لك فصل مكان العمل عن أقسام المنزل الأخرى فصل العمل عن المنزل أيضاً، وتحفيز دماغك على وضعية العمل بمجرد دخولك إلى مكتبك المنزلي. في المقابل، قد يتسبب دمج بيئة العمل بغرفة المعيشة أو غرفة النوم في الشعور بالإرهاق وصعوبة الحصول على الراحة التي تحتاج إليها.
الإضاءة: تحتاج إلى إضاءة غير مجهدة للعينين، ويمكنها خلق جو ملائم للعمل. وبشكلٍ عام يُفضل دائماً الاعتماد على الإضاءة الطبيعية. وجدت الدراسة المنشورة في دورية بلوس ون (PLoS One)، أن لضوء الشمس تأثيراً إيجابياً مباشراً على الصحة العقلية للموظفين وراحتهم وإنتاجيتهم، كما يمكن استخدام الإضاءة البيضاء لأنها مثالية للتركيز وصفاء الذهن، بينما قد تجعلك الإضاءة الصفراء تشعر بالنعاس.

2. اختر لون المكتب المناسب

يمكنك اختيار مكتبك باللون الذي تفضّله لكن يُفضل إضافة مجموعة من الألوان الزاهية والحيوية التي تناسب ذوقك وحسك الإبداعي، بالإضافة إلى قدرتها على تحسين الإضاءة الطبيعية في الغرفة وخلق بيئة مبهجة.

أشار الباحث السعودي سيف الدين بلال (Seifeddin Ballal)، الأستاذ في جامعة الملك فيصل السعودية (King Faisal University)، في دراسة أجراها بالتعاون مع فريق من الباحثين في جامعة لوند (Lund University) السويدية، ونشرت في دورية "بيئة العمل" (Ergonomics) إلى أن للون تأثيراً قوياً على نبضات الدماغ، وبالتالي يمكن أن يكون له تأثير كبير على السلوك والإنتاجية.

أظهرت نتائج الدراسة أن الدماغ كان أكثر يقظة بشكلٍ ملحوظ في الغرف الملونة بـ (الأحمر والأزرق على وجه الخصوص) مقارنة بالبيئات المحايدة ذات اللون الباهت. وبشكلٍ عام قسّمت الدراسة الألوان وفقاً للوظائف كما يلي:

اللون الأزرق: يناسب أولئك الذين يعملون في وظيفة سريعة الخطى ومستمرة المتطلبات، وذلك لأن للون الأزرق القدرة على تخفيف التوتر.
اللون الأصفر: لون الإبداع، لذا يناسب مختبرات الابتكار والمساحات الإبداعية الأخرى.
اللون الأخضر: قد يكون أقل إنتاجية من اللون الأزرق، إلّا أنه يؤثر في الراحة والسلام النفسي. وبشكلٍ عام، يناسب اللون الأخضر مَن يعملون لساعات طويلة، أو الذين يعانون من إجهاد العين.
اللون الأحمر: يشير إلى القوة والإثارة والتحفيز، لذا يمكن استخدامه بشكلٍ معتدل في بيئات العمل التي تتطلب الحركة والنشاط، كما يعزز الأداء عندما تكون لدى الموظفين مهام موجَّهة نحو التفاصيل مثل التدقيق اللغوي أو المهام التي تتضمن استرجاع الذاكرة. ومع ذلك، يجب عدم الإفراط في استخدام الأحمر لأنه قد يسبب التوتر.
اللون الأبيض: لا يعد اللون الأبيض الخيار الأفضل لزيادة الإنتاجية، إلّا أنه قد يكون مناسباً لمساحات العمل التي تحتاج إلى توفير بيئة نظيفة أو سريرية.

3. اخلق مساحة للحركة

يساعد تصميم المكتب بشكل يشجّع على الحركة والتنقل ضمن مساحة العمل، على تنشيط حركة الدم في جميع أنحاء الجسم، ما يؤدي إلى فترة وجيزة لا تتجاوز دقيقة أو دقيقتين من فرط الأكسجة في الدماغ، ومع ذلك تبقى آثار هذه الحركة المفاجئة قائمة بشكل زيادة في الطاقة والانتباه. على سبيل المثال، يمكن استخدام المكاتب القائمة أو المزودة بأداة مشي، أو يمكنك تصميم المكتب بحيث تكون آلة النسخ أو الهاتف في الجهة المقابلة من الغرفة، ما يخلق سبباً للتحرك.

4. ضع العناصر المتكررة الاستخدام بمتناول اليد

قد يتسبب تكرار استخدامك بعض الأدوات أو العناصر في تشتيت انتباهك ضمن مساحة العمل، وقطع حالة التركيز والانتباه اللازمة لعملك، لذا قد يكون من المساعد تخصيص مكان للعناصر المتداولة أو الكثيرة الاستخدام على مكتبك أو بالقرب منك، بحيث يمكنك الحصول عليها عند الحاجة.

5. تحكم في مستوى الضوضاء

وجد عالم النفس نيك بيرهام (Nick Perham) في دراسته لتأثير الضوضاء في الخلفية على إنتاجية الموظفين، والتي نُشرت في دورية نويز آند هيلث (Noise & Health)، أنها قللت بشكلٍ كبير من قدرة المشاركين على تذكر المعلومات، كما تسببت الضوضاء بارتكاب الموظفين مزيداً من الأخطاء، أي المزيد من الوقت الضائع، وتراجع الإنتاجية.

استنتج الباحث أن التلوث الضوضائي المتواصل أو في دفعات قصيرة يؤدي إلى استجابات فيزيولوجية في الجسم تقلل من أداء الموظف، بما في ذلك:

زيادة معدل ضربات القلب.
ارتفاع ضغط الدم.
ارتفاع مستويات الكورتيزول (هرمون التوتر).

للتخلص من الضوضاء في المكتب المنزلي، يمكنك عزل الصوت عن غرفة المكتب، واستخدام النوافذ المزدوجة، وإحكام إغلاق الأبواب الداخلية، كما تعد الستائر الثقيلة والوسائد ورفوف الكتب وسيلة سهلة لتشتيت الموجات الصوتية في الغرفة.

إذا كان ذلك الحل مكلفاً بالنسبة لك أو غير كافٍ، يمكنك تجربة سماعات الرأس للاستماع إلى أصوات تساعدك على التركيز؛ مثل أصوات الحيتان أو مسارات الغابات المطيرة، أو الموسيقى الكلاسيكية.

6. اقتنِ نباتات منزلية

يمكن للنباتات المنزلية أن تعزز الإنتاجية في المكتب المنزلي من خلال عدة طرق:

تحسن الوظائف العقلية: أثبتت دراسة منشورة في مجلة علم النفس التجريبي (Journal of Experimental Psychology)، زيادة إنتاجية الموظفين في بيئة العمل بنسبة 15%، وذلك بعد إدخال النباتات المنزلية إليها، كما أشار الباحثون في الدراسة إلى أن إضافة نبات واحد لكل متر مربع أدّى إلى تحسين ذاكرة الموظف وتحسين التركيز.
تحسن الصحة النفسية: أفادت الدراسة المنشورة في دورية العلوم البيئية والتكنولوجيا (Environmental Science & Technology) بأن مجرد رؤية النباتات المنزلية أو ما هو طبيعي، يمكن أن يكون له تأثير إيجابي على المزاج واحترام الذات، وبالتالي العمل بفاعلية وإنتاجية أكبر.
التحفيز على الإبداع: وفقاً للدراسة المنشورة في نشرة الشخصية وعلم النفس الاجتماعي (Personality and Social Psychology Bulletin)، يمكن للنظر إلى اللون الأخضر لمدة ثانيتين قبل القيام بمهمة أن يعزز الإنتاج الإبداعي، وهو ما يُعرف بـ "التأثير الأخضر".
تنظيف الهواء: تعمل النباتات كمرشحات طبيعية تمتصُّ ثاني أوكسيد الكربون من هواء الغرفة، كما أشارت وكالة ناسا في دراستها التي نُشرت في مركز ستينيس الفضائي (Stennis Space Center)، إلى أن قطع الأثاث الاصطناعية تُطلق موادَّ كيميائية ضارة في الهواء مثل الفورم ألدهيد والبنزن، لكن يمكن للنباتات المنزلية تصفية الهواء الداخلي وتخليصه من هذه المواد.
امتصاص الضوضاء: يمكن للنباتات المنزلية أن تمتصُّ الضوضاء وتشتت الموجات الصوتية.

من النباتات المنزلية التي تُوصي بها وكالة ناسا في دراستها:

نخيل المامبو.
الأجلونيما.
الجربارة.
نبات الأفعى (لسان حماته).
البوثوس.

من خلال تنفيذ هذه الاقتراحات لإعداد المكتب المنزلي، يمكن للأفراد إنشاء ملاذ مثمر داخل منازلهم، ليتمكنوا من تحقيق أهداف عملهم ومهامهم بفاعلية وإنتاجية عالية.