شارك
الرئيسية
هل أنت شخص ينسى غالباً التواريخ أو المواعيد النهائية أو المهام المهمة؟ هل تجد صعوبة في متابعة جدولك المزدحم وإدارة وقتك بفاعلية؟ لست وحدك، فنظراً لأسلوب حياتنا المزدحم بالأعمال والمهام، قد نفشل في إنجاز مهام مثل حضور الاجتماع أو الحصول على موعد مع طبيب الأسنان.
سواء كنت طالباً أو موظفاً أو أمّاً تسعى لتنظيم حياتها، قد تستفيد من استخدام بعض الأدوات في تخطيط برامجك ومواعيدك وتذكيرك بما عليك القيام به، وتجعل حياتك أسهل وأكثر تنظيماً، فإليك أهمها.
1. التقويمات الرقمية
لقد ولت أيام التقويم الورقي، فمع وجود جهاز ذكي في حقيبة أو يد كل واحد منا، لم تعد هناك حاجة له. تعتبر التقويمات الرقمية وسيلة عملية لتنظيم المهام، وتوفّر خيارات متعددة، بما في ذلك:
- اختيار التقويم الأنسب لك في إدارة جدول أعمالك ومهامك. تتضمن الخيارات الشائعة:
- تقويم جوجل.
- تقويم آبل.
- تقويم مايكروسوفت.
- تخصيص التقويم ليتناسب مع احتياجاتك، ويتضمن ذلك:
- ترميز الألوان لتناسب كل نوع من المهام أو الأحداث، على سبيل المثال، يمكنك اختيار لون خاص بأعياد الميلاد ويختلف عن لون مواعيدك مع طبيب الأسنان.
- ضبط إعدادات الأحداث المتكررة في موعد محدد.
- التزامن مع تطبيقات أخرى، مثل تطبيق زوم أو جوجل ميت.
- إضافة الأحداث والمعلومات ذات الصلة: مثل موقع الحدث وتحضيراته.
- خاصية التذكير: يمكنك تخصيص التذكير قبل زمن محدد لأحد الأحداث، بما يضمن عدم نسيانه ومنحك الوقت المناسب للتحضير له.
- التأكد من تحديث التقويم الخاص بك والتحقق منه بانتظام، وإلقاء نظرة عامة على مهامك القادمة، لتخطيط وقتك بفاعلية.
اقرأ أيضاً: نصائح ضرورية لتنظيم وقت كل طالب
2. تطبيقات التذكير
تساعد تطبيقات التذكير في تعيين المهام ومواعيد التسليم وإرسال الإشعارات عند استحقاقها. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أحد التطبيقات التالية:
تودويست (Todoist)
هو تطبيق لتنظيم المهام يمكن تحميله من متجري جوجل بلاي (Google Play) وآب ستور (App Store). يمتاز بإمكانية إنشاء قوائم مهام تتضمن الأوصاف والمهام الفرعية والتعليقات والأولويات والمواعيد النهائية والتنبيهات، كما أنه يمنح المبتدئين قوالب معدة مسبقاً يمكن استيرادها إلى التطبيق للمراجعة والتخطيط والتتبع والمزيد.
بمجرد تسجيل الدخول إلى التطبيق باستخدام عنوان بريدك الإلكتروني، تتم مزامنة أي مهام أو تغييرات تجريها عبر جميع أجهزتك.
يتوفر التطبيق بنسخة مجانية، ويمكن الترقية إلى نسخة المحترفين باشتراك 5 دولارات شهرياً، وإلى نسخة رواد الأعمال بنسخة 8 دولارات شهرياً بمزايا إضافية.
جوجل كيب (Google Keep)
جوجل كيب تطبيق لتنظيم المهام وتخطيط الجداول. يوفّر التطبيق عدة مزايا مثل:
- ترميز الملاحظات بالألوان.
- تثبيت المهام لتسهيل الوصول إليها.
- استخدام الصور والملفات الصوتية لمهام وتذكيرات.
- العمل على أي جهاز ذكي يعمل بنظام أندرويد أو آي أو إس (iOS) أو كمبيوتر.
- إمكانية المزامنة مع تطبيقات أخرى، ومشاركة قوائم المهام مع أفراد آخرين.
- يمكن تحميله من جوجل بلاي أو آب ستور.
اقرأ أيضاً: 16 استراتيجية اتبعها العلماء والعظماء لتعزيز تركيزهم في أعمالهم وأبحاثهم
تيك تيك (TickTick)
هو تطبيق لإدارة المهام بإنشاء جداول زمنية وإدارة الوقت والتذكير بالمواعيد النهائية وتنظيم الحياة في العمل والمنزل وفي أي مكانٍ آخر. يوفّر مزايا إضافية مثل خاصية "التنبيه المزعج" و"التنبيه المتكرر لمهمة واحدة" لتجنب رفض التنبيهات دون التحقق منها، كما أنه معد وفقاً لخاصية بومودور (Pomodoro) في إدارة الوقت والتذكير عندما يحين وقت أخذ قسط من الراحة.
يمكنك الحصول عليه من جوجل بلاي أو آب ستور.
إن تاسك (nTask)
هو تطبيق تذكير مجاني، متوفر على جوجل بلاي وآب ستور. يساعد على ترتيب مهامك وفقاً لأولويتها من خلال قوائم المهام والتذكيرات والإشعارات وتواريخ الاستحقاق، ويوفّر ميزة عرض حالات المهام لتعقب التقدم الذي يحرزه أفراد الفريق في أي مشروع، بالإضافة إلى التزامن مع أدوات أخرى مثل تقويم جوجل وأوتلوك (Outlook) وسلاك (Slack).
3. المساعدات الصوتية
المساعدات الصوتية هي تطبيقات برمجية قادرة على فهم اللغة البشرية وأداء المهام بناءً على المدخلات المكتوبة أو المنطوقة، مثل أمازون أليكسا (Amazon Alexa) أو جوجل أسيستانت (Google Assistant) أو آبل سيري (Apple Siri)، على وجه العموم يمكن للمساعد الصوتي أن يعمل مساعداً تنفيذياً خاصاً بك.
لإدارة المهام وتنظيمها، قد تكون المساعدات الصوتية مفيدة بعدة طرق، مثل:
- أتمتة المهام المتكررة: مثل جدولة الاجتماعات.
- تعيين تذكيرات: يمكن طلب تذكير أو ضبط المؤقت.
- إدارة التقويم: يمكن للمساعد الصوتي إدارة التقويم الخاص بك وتتبع مهامك، سواء بطلب المكالمات الهاتفية، أو إرسال الرسائل أو طلب مستلزماتك.
اقرأ أيضاً: 6 استراتيجيات فعالة لتعلم سريع وإنتاجية مرتفعة
4. تذكيرات جيميل
عندما تكون رسائل البريد الإلكتروني إحدى أهم طرق تواصلك وإنجازك للمهام، قد تغفل عن بعض الرسائل في صندوق البريد الوارد خلال أيام العمل المزدحمة. فإذا كان ثمة بريد إلكتروني يتطلب متابعة واستجابة، يمكنك تعيين تذكيرات البريد الإلكتروني لدى الإرسال أو الاستقبال، حيث سترى بجوار رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك التي لم يكن لها نشاط لفترة من الوقت تنبيهاً بالصيغة التالية "تم الاستلام منذ 3 أيام، رد؟".
لاستخدام تذكيرات البريد الإلكتروني في جيميل (Gmail) عليك تفعيل التذكيرات التلقائية (nudges) كما يلي:
- انقر على ترس الإعدادات الموجود في الجزء العلوي الأيسر من البريد الإلكتروني.
- اختر مشاهدة الإعدادات جميعها (see all settings).
- انقر على علامة التبويب "عام" (General).
- مرر لأسفل وصولاً إلى التذكيرات التلقائية (nudges)، ثم حدد أحد الخيارين أو كليهما:
- اقتراح رسائل إلكترونية للرد عليها: ستظهر في أعلى البريد الوارد الرسائل الإلكترونية التي ربما نسيت الرد عليها.
- اقتراح رسائل إلكترونية لمتابعتها: ستظهر في أعلى البريد الوارد الرسائل الإلكترونية المُرسلَة التي ربما تحتاج إلى متابعتها.
- مرر للأسفل لحفظ التغييرات.
اقرأ أيضاً: استثمار الوقت: عن كيفية التعامل مع أهم الأصول لديك
5. تذكيرات أوتلوك
أوتلوك (Outlook) هو تطبيق البريد الإلكتروني من مايكروسوفت. يُستخدم لإرسال الرسائل واستقبالها، بالإضافة لإدارة البيانات الشخصية مثل التقويم وجهات الاتصال والملاحظات.
لتعيين تذكير بالبريد الإلكتروني في أوتلوك، اتبع ما يلي:
- من الجزء السفلي لتطبيق الأوتلوك انقر على "البريد".
- من أعلى صندوق البريد الوارد انقر على "متابعة" (Follow Up).
- اختر "إضافة تذكير" (Add Reminder).
- من مربع الحوار المخصص يمكنك إما تحديد أو إلغاء تحديد التذكير، وضبط التنبيه والوقت والتاريخ وفقاً للمهام.