5 أدوات مجانية تساعدك على تنظيم مواعيد اجتماعاتك مع مناطق زمنية مختلفة

هل تُواجه صعوبة في جدولة اجتماعات العملاء أو أعضاء فريقك؟ هل تضيع الكثير من الساعات في محاولات تأكيد التواريخ والأوقات عبر البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية؟ هل سبق لك أن فاتك اجتماع بسبب مشكلة في تحديد المناطق الزمنية أو خطأ في التقويم؟

إذا كانت إجابتك "نعم" عن أي من هذه الأسئلة، فستُفيدك أدوات جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت، حيث تُقدم هذه الأدوات حلولاً سريعة وسهلة لجدولة الاجتماعات، ما يُوفر لك الوقت والجهد ويُحسّن كفاءتك وتعاونك.

اقرأ أيضاً: سبع تطبيقات تساعدك على تنظيم حياتك

ما هي أدوات تنظيم مواعيد الاجتماعات؟

تعد "أدوات جدولة الاجتماعات" وسيلة عملية لتخطيط الاجتماعات أو ورش العمل أو الدورات التدريبية وتنظيمها عبر الإنترنت، فهي تقلل عناء الاضطرار إلى تبادل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء العديد من المكالمات الهاتفية لتحديد الوقت المناسب للجميع. فبدلاً من ذلك، يمكنك مشاركة أوقات إتاحتك مع الآخرين، واختيار الوقت الأنسب ببضع نقرات. تتضمن هذه الأدوات أيضاً إمكانية المزامنة مع التقويمات، وإرسال تذكيرات تلقائية؛ لضمان عدم تفويت أي شخص للاجتماع.

5 أدوات تساعدك على تنظيم اجتماعاتك مع مناطق زمنية مختلفة

لتنظيم اجتماعاتك وتحديد مواعيد الاجتماعات المناسبة لفريقك يمكنك الاستعانة بالأدوات الخمس التالية:

تقويم جوجل Google Calendar

يُسهّل تقويم جوجل عملية جدولة الاجتماعات عبر المناطق الزمنية المختلفة. فقط اختر المنطقة الزمنية المناسبة لحدثك المحدد؛ حتى تضمن أن يكون موعد الاجتماع واضحاً لك وللمدعوين من مختلف المناطق الزمنية. يُمكنك أيضاً إضافة المدعوين، وتقييم مدى إتاحتهم مع مراعاة مناطقهم الزمنية؛ ما يُسهل العثور على الوقت المناسب للجميع.

تُعدّ جوجل كالندر أداة مجانية للاستخدام الشخصي، لكن بالنسبة للشركات، تتطلب جوجل وورك سبيس Google Workspace اشتراكاً شهرياً يبدأ من 6 دولارات أميركية لكل مستخدم.

مايكروسوفت آوتلوك Microsoft Outlook

يُقدم مايكروسوفت آوتلوك، مثل تقويم جوجل، ميزات يُمكنها أن تُسهّل جدولة الاجتماعات عبر المناطق الزمنية المختلفة. يمكن أن تحدّد المنطقة الزمنية لكل حدث، ومن ثَمَّ تشاهد مدى إتاحة المدعوين في مناطقهم الزمنية المحلية. يُعدّل مايكروسوفت آوتلوك وقت الاجتماع تلقائياً ليتناسب مع المناطق الزمنية جميعها، ما يُسهّل جدولة الاجتماعات الدولية.

تقدم أداة مايكروسوفت آوتلوك خطة مجانية ذات خصائص محدودة، وللحصول على المزيد من المزايا والخيارات يمكن الاشتراك في خطط مدفوعة تبدأ من 1.99 دولار أميركي شهرياً.

زوم Zoom

تُسهّل منصة زوم للاجتماعات عبر الفيديو جدولة الاجتماعات مع مناطق زمنية مختلفة. عند إنشاء دعوة اجتماع، يمكنك تحديد التاريخ والوقت وفقاً لمنطقتك الزمنية، ليضبط زوم تلقائياً المنطقة الزمنية لجدولة الاجتماع لكل مشارك بناءً على منطقته الزمنية المحلية. يُسهم ذلك في تجنب أي ارتباك بخصوص الموعد، وضمان حصول المشاركين جميعهم على وقت الاجتماع الصحيح في منطقتهم.

توفر هذه الأداة خطة مجانية؛ لكنها لا تشمل المزايا جميعها، وللحصول على المزيد من الخصائص والاختيارات، يمكنك الاشتراك في الخطط المدفوعة التي تبدأ من 12.49 دولاراً أميركياً للمستخدم الواحد شهرياً.

دودل Doodle

تُساعد أداة دودل على جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت بسهولة وسرعة، وتُستخدم على نطاق واسع من قبل أكثر من 10 ملايين مستخدم حول العالم. يُمكنك استخدام دودل لإنشاء صفحات مخصصة لحجز مواعيد الاجتماعات، مع إمكانية مزامنتها مع التطبيقات المفضلة لديك، ودعوة المشاركين إلى التصويت لاختيار أنسب وقت وتاريخ، إلى جانب إدارة تقويمات متعددة، مع التمتع بالأمان والخصوصية.

تُقدم جوجل خطة مجانية للأبد مع بعض الميزات؛ وللاستفادة من باقي الميزات وخيارات التخصيص والإعدادات جميعها، يمكن الاشتراك في خطط مدفوعة تبدأ من 6.95 دولارات أميركية شهرياً لكل مستخدم.

كالندلي Calendly

تُتيح هذه الأداة إنشاء طلبات اجتماعات بطريقة بسيطة ومنظمة ومشاركتها مع الآخرين، ويمكن مزامنة أداة كالندلي مع تقاويم مثل تقويم جوجل وآوتلوك وزوم وتيمز Teams وغيرها، وتوفر لك أيضاً خيارات التخصيص والأتمتة، مثل تعيين أوقات الإتاحة، وإضافة أسئلة أو نماذج، وإرسال رسائل التأكيد والتذكير عبر البريد الإلكتروني، وغيرها. تقدم كالندلي خطة مجانية توفر خصائص محدودة، وللحصول على ميزات إضافية، يمكن الاشتراك في خطط مدفوعة تبدأ من 10 دولارات أميركية شهرياً لكل مستخدم.

أداة إضافية لتحديد الوقت الأمثل

لتحديد الوقت الأنسب لمجموعة من الأشخاص، يمكن استخدام موقع مخطط اجتماع الساعة العالمية (World Clock Meeting Planner) لتحديد أفضل وقت للاجتماع مع مشاركين من مناطق زمنية مختلفة من خلال تحديد التاريخ والموقع لكل مشارك، وعندها يظهر جدول يوضح الأوقات المحلية للمشاركين؛ يمكن من خلاله تحديد أفضل وقت للاجتماع؛ ومن ثم يمكنك تعديل الجدول وتغيير التاريخ أو الفاصل الزمني حسب الحاجة. وبعد تحديد الوقت الأنسب، يمكنك إرسال رابط الصفحة أو الجدول ومشاركة الوقت المُحدد مع المدعوين عبر البريد الإلكتروني.

اقرأ أيضاً: 7 تطبيقات تسهّل عليك العمل عن بعد

5 ممارسات لاستفادة قصوى من أدوات جدولة الاجتماعات

للحصول على أفضل استفادة من أدوات جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت، اتبع هذه الممارسات الخمس:

1. حدد معلومات الإتاحة: مثل ساعات العمل، والمنطقة الزمنية، والفاصل الزمني بين الاجتماعات لتجنب جدولتها في أوقات غير مناسبة، وحدّث هذه المعلومات بانتظام في حال حدوث أي تغييرات في جدولك الزمني.
2. اختر أنواع الأحداث: يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من الأحداث لأغراض محددة، مثل الاجتماعات الفردية والجماعية، والندوات عبر الإنترنت، والاجتماعات الدورية، والاستشارات، والورش التدريبية. ومن ثم حدد تفاصيل كل نوع من أنواع الأحداث، مثل الموضوع والمدة ووسيلة الاتصال والمشاركين المحتملين.
3. خصص نموذج طلب جدولة الاجتماع: يمكنك تخصيص مظهر رسالة طلب الاجتماع، مثل إضافة شعار الشركة لجعله أكثر جاذبية واحترافية. ويمكنك إضافة أسئلة أو نماذج تريد من المشاركين الإجابة عنها لجمع معلومات إضافية أو تعليقات.
4. شارك طلب الاجتماع: يمكنك نسخ الرابط وإرساله عبر البريد الإلكتروني إلى المدعوين.
5. تابع مع المشاركين: لتأكيد تاريخ الاجتماع ومدته وأضفه إلى تقويمك، وزامن الاجتماع مع منصة التواصل المستخدمة لعقده، مثل زوم، وأرسل تذكيرات للجميع قبل الاجتماع.

5 عوامل يجب مراعاتها عند اختيار أداة جدولة الاجتماعات الأنسب لك

لاختيار أداة جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت المناسبة لاحتياجاتك، خذ بعين الاعتبار هذه العوامل الخمسة:

1. الميزات والخصائص: حدد احتياجاتك من أداة جدولة الاجتماعات، وقارن ميزات الأدوات ووظائفها المختلفة، وتأكد من دعمها للتقويمات الشائعة، مثل تقويم آوتلوك وتقويم جوجل وتقويم آبل، وتحقق من توافقها مع تقويمك ومنصات عقد الاجتماعات الأخرى.
2. التسعير والخطط: قارن أسعار وخطط الأدوات المختلفة، ثم اختر الخطة التي تناسب ميزانيتك ومتطلباتك، ويمكنك النظر إلى الاشتراك في الخطط السنوية بدلاً من الخطط الشهرية للحصول على خصومات، وجرّب الإصدارات المجانية قبل الاشتراك في خطة مدفوعة.
3. دعم العملاء: تحقق من توفر خدمة دعم العملاء وجودتها، وتحقق من اتفاقيات مستوى الخدمة، ومتوسط ​​وقت الاستجابة.
4. التعليقات والتقييمات: اقرأ المراجعات والتقييمات الخاصة بالأدوات مختلفة على مواقع مراجعات البرامج، مثل "جي 2" G2 و"كابتيرا" Capterra، وتحقق من سمعة الشركة والمطورين ومصداقيتهم.
5. الأمن وحماية البيانات: اختر أدوات مبنية على بنية البرمجيات كخدمة القائمة على السحابة، حيث يتولى مزود خدمة السحابة تطوير البرمجيات السحابية وصيانتها وتحديثها وتوفيرها لعملائه عبر الإنترنت في مقابل اشتراك شهري، وذلك دون الحاجة إلى شراء أجهزة معينة أو برامج محلية أو صيانتها.

كذلك يجب التحقق من توافق هذه الأدوات مع معايير الأمان، مثل ما يعرف بـ SOC-2 وGDPR وSSL وCCPA وهي معايير وضعتها مؤسسات دولية تحدد كيفية إدارة الشركات لبيانات العملاء، وتقيّم معايير، مثل الخصوصية والسرية ومعالجة البيانات وغيرها.